iPad × ChatGPTで会議後の周知メールを最短化｜要点3→決定事項→依頼の型

要点3・決定事項・依頼文の型（先輩たけるの現場ワザつき）

この記事でできること
・議事録を“入力”に、最短で社内周知を作る
・要点3 → 決定事項 → 依頼の“型”を会話で体得
・メール／Slack／Teamsを、状況に合わせて言い回し変換
・件名テンプレ20、送信前チェック、つまずき対処つき

シーン0：昼休み、窓ぎわテーブル

陽菜がiPadを抱えてため息

「議事録はまとまったんだけど、周知の本文で毎回つまずくんだよね…」陽菜がiPadを抱えてため息。
「型で流せば迷わないよ。」と、ひろと。そこへ、背後から先輩・たけるが登場。
「ふたりとも、昼にちょうどいいテーマだね。“要点3 → 決定事項 → 依頼”をiPad × ChatGPTで整えれば、午後の作業時間が増えるよ。」

たけるの結論（先出し）

• 文章は毎回ひねらない。順番を固定する。

• 生成はプロンプトAに流し込む。

• 配布はメールを本線、Slack/Teamsは短縮告知で補完。

“要点3 → 決定事項 → 依頼”の理由（ストーリーで理解）

たけるが要点3→決定→依頼をホワイトボード解説

たける「まず、“読者の目の動き”を想像して。件名を見て、最初の3行で全体像を掴みたい。だから要点3が先頭。次に“自分が何をするか”が知りたいので決定事項。最後に依頼で動機づけだ。」
ひろと「逆に書くと、途中で離脱されることが多い…と。」
陽菜「要点3、60文字以内だと読みやすいね。」

このまま使って：Aテンプレ（貼るだけでOK）
ChatGPTに次の文を投げ、議事録を続けて貼り付けます。

# 目的
会議後の周知文を「要点3→決定事項→依頼」の順に整えてください。

# 入力（議事録）
<<<ここに議事録>>>

# 出力要件（順番固定）
1) 要点3（各1行・最大60文字）
2) 決定事項（担当・期限を必ず付記／表形式→後で箇条書きにも出力）
3) 依頼文（対象・期限・フォロー条件を短く）

# 併産出
- 件名候補を5本（[会議名][日付][アクション]の順）
- Slack/Teams用の短文（300字以内）
- 文体：ビジネス日本語／主語は省略しない／箇条書きは「・」
  

シーン1：出力サンプルにツッコミを入れる

ひろと「出た。要点3が一行ずつで見やすい。」
陽菜「“CSの応答をテンプレ化”ってところ、“20％短縮”みたいな数字があると判断しやすいかも。」
たける「そう、“数字”は読み手を動かすスイッチ。生成の後に1数値だけ加筆してから送るのがコツ。」

追記のコツ（30秒で改善）

• 要点に数値/日付を1つ足す

• 決定事項の担当と期限を目で追えるよう横並びで

• 依頼文は60字前後の1文に

依頼文は“1文で決着”させる（会話→すぐ使える型）

ひなはApple Pencilを使ってiPadで依頼文を挑戦。

陽菜「依頼文って、つい長くなる…」
たける「“誰が・何を・いつまでに・未着時どうするか”を1文に圧縮しよう。60字前後が読みやすい。」

整形ミニプロンプト
次の依頼文を、主語・期限・フォロー条件を明確にして60字前後1文に整えて：
<<<依頼文>>>

シーン2：配布チャネル、どれで流す？

ヒロトはメール、ヒナはチャット、タケルは両方を検討

ひろと「正式さが必要ならメール、すぐ回したいならSlack？」
たける「基本はメールが台帳。Slack/Teamsは“要点＋リンク”の短縮告知で追従が便利。」

メール本文（本文ごと貼るだけ）

会議の要点と決定事項を共有します。本文に「要点3」「決定事項（担当・期限）」「依頼」をまとめました。
資料は[リンク]に保存済みです。CCは関係部署のみ。質問は本メールへご返信ください。

【要点3】
・
・
・

【決定事項（担当・期限）】
・
・
・

【依頼】
・対象：
・内容：
・期限：
・フォロー条件：

【資料・リンク】
・
（ご不明点は本メール宛にご返信ください）
  

Slack短縮（300字）

【会議共有】要点3／決定事項／依頼 → [リンク]
依頼：○○を[期限]までに。未着時は[担当]よりフォローします。
@（担当） ご確認お願いします。
  

※ Slack整形／Planner連携の基本　出典：Microsoft公式

• Slackのメッセージ整形（太字・箇条書き・引用）：基本の整形ガイド
• TeamsでPlanner（新Planner/Tasks）を使い始める手順
• タスクの割り当て・期日設定などの基本操作

Teams向け（タスク連携前提）

会議共有：要点3・決定事項・依頼をアップ（ファイル → 会議/2025-10-XX）。
Planner / To Do にタスクを割り当て済みです。期限は［期限］です。
進捗はタスク側に記録をお願いします。
  

📃 会議の議事録作成に役立つこちらも参考に： 議事録テンプレ配布（第3弾）

シーン3：件名のワークショップ（3人で出し合って選ぶ）

たける「件名で“読む／読まない”が決まる。[会議名][日付][アクション]＋期限が鉄板。」
陽菜「“至急”は本当に急ぎの時だけにしたい…」
ひろと「“要点3”って言い切るの、いいね。」

読み手に届く件名テンプレ20

たけるの一言

数字と期限が“受け手の行動”を引き出す。数字1つで伝わり方が変わる。

Q&A（機密／CC／差出人名義／ミス予防）を会話で解決

盾のアイコン（許可に関する情報を示す）と小さなリンクマーク（CCライセンスを示す）、そして2つの小さな人物のシルエット（クリエイターを表す）を組み合わせたデザイン。

📝 リンク権限の直し方（Drive）出典：Google ヘルプ

Q：機密度が高い。どう配る？
たける「個別送信＋閲覧権限リンク。固有名詞は社内コードに置換。」

Q：CCの線引き？
ひろと「“記録CC”が増えがちで…」
たける「責任者／事務局に絞ろう。本文に返信先も明記。」

Q：差出人名義を部署代表にしたい
陽菜「統一感が欲しい時に便利だね。」
たける「代表アドレス／別名送信を使おう。“誰が送るか”運用ルールは一枚にまとめて。」

Q：誤送信の不安
たける「下書き→再読→送信をルーチン化。送信取り消しの待機時間を延長しておくと安心。添付とリンクはタップ実確認ね。」

Q：Slack/Teamsだけで完結してもいい？
たける「公式アナウンス／稟議はメールで記録。速報はSlack/Teamsで短縮告知、が使い分け。」

シーン4：ありがちミスを“3人で”チェック

たけるが「賢明・大胆・寛容・権限」のチェックリストを見せている。

陽菜「あ…これ、私やりがち。件名に期限を書き忘れるやつ。」
たける「“今日送ったもの”は覚えていても、受け手は明日以降に開くこともある。だから件名に日付とアクション、できれば期限も。」
ひろと「本文にも担当と期限が抜けてる行があるね。ここ、“担当：— 期限：—”って空欄のままになってる。」
陽菜「ぎゃー！ それ、相手が自分で考えちゃうやつ…。忙しい人ほど“わからない→後回し”になるんだよね。」
たける「そう。決定事項は『担当＋期限』の2点セット。どちらか片方でも欠けると“責任が拡散”する。」
ひろと「依頼文が長いのも気になるな。“背景→補足→詳細→お願い”の順で4文になってる。」
陽菜「わかる…“背景”を丁寧に書きたくなる…」
たける「背景は別添リンクでOK。本体は60字前後の1文で〆よう。あと、リンク権限は💥地雷。送る前に自分でタップして開けるかチェック。」
ひろと「返信が分散するのも痛い。スレッドが乱立して回収不能になる…。」
たける「本文で『返信はこのメールへ』と明記して、CCは最小に絞る。Slackでリマインドするときもリンク先をひとつに。」

🖊️ レポート作成にはこちらも： レポート作成の最短ルート（第4弾）

貼るだけテンプレ＆プロンプト集（ひろとのメモ帳）

ひろとが3つのチェック項目（「要点3/決定事項/依頼」）を見せている。

ひろとメモ「ここだけ見れば“今日の配布”は走り切れる。余白には“誰が読むか”を書いとくと、言い回しの迷いが減る。」

メール本文の骨格（ひろと注釈つき）

【会議共有】要点3／決定事項／依頼 → [リンク]
依頼：○○を[期限]までに。未着時は[担当]よりフォローします。
@（担当） ご確認お願いします。
    

変換ボタン用プロンプト（ひろと的・最少タッチ）

• 箇条書き→メール本文
  「次の箇条書きを“要点3→決定事項→依頼”に整えて、メール本文として自然に：<<<箇条書き>>>」

• 冗長→60字1文
  「次の依頼文を主語・期限・フォロー条件を入れて60字前後の1文に：<<<依頼文>>>」

• Slack短縮（300字）
  「次の本文をSlack用に300字以内で短縮。重要語を先頭に、リンクは1つに：<<<本文>>>」

陽菜「“プロンプトを置き石にする”って便利。同じ手を毎回再現できるの、助かる。」

🤔 ChatGPT無料・有料で悩んだら👉 ChatGPT Plusの解説（第1弾）

シーン5：送信の瞬間

ヒナが送信ボタンアイコンをタップすると、小さなメールアイコンに小さな回転アイコン（ローディング表示）が表示される。

📝 送信取り消しの可否（Gmail／Apple Mail／Outlookモバイル(英語））出典：（Google公式ヘルプ）Apple公式）（Microsoft公式Q&A）

陽菜「…送るよ。」
ひろと「うん。」
ポン。送信。
数分後。

陽菜「あれ、スレッドが2つ立ってる？ あ、私、ドラフト試作のほうで送っちゃった…。」
ひろと「どんまい。送信取り消しの待機時間、伸ばしてたよね？」
陽菜「うん、『10秒→20秒』にしてたから、間に合った…！ ふー。」
たける「“人間は必ずミスる”。だから二重化しておくのが現場の流儀。件名の先頭や本文1行目に“[最新版]”と日付を入れる運用も効く。」

別の小事件：
ひろと「あっ、Gmail送信の順番待ちに入ってる。昼の回線混んでるな…。」
陽菜「うちのWi-Fi、正午すぎは重いんだよね。Slack先行で“共有済み→メールは後で飛ぶ”って書いておく？」
たける「それでOK。Slack短縮＋リンクを先に出して、メールは記録。順番待ちで焦らず、1本の“公式”を決めるのが大事。」

さらに：
陽菜「リンク権限エラーのDM来た…！ さっき“社内全員閲覧”にしたと思ったのに…。」
ひろと「リンクを自分のiPadでタップ確認、忘れてたね。」
たける「あるある。リカバリ文、用意しておこう。」
陽菜（即・再送）「【更新】リンク権限を修正しました。開けない場合は返信でお知らせください」
たける「ナイス。再送の一言は短く、“読者の手を止めない”のがコツ。」

iPadワザで“もう一歩だけ”効率化（3人の心の声入り）

iPadワザ：Split View／ユーザ辞書／ショートカット

ひろと「ユーザ辞書って、地味だけど効く。；y3で【要点3】呼び出せるの、快感。」
陽菜「Split ViewでChatGPTとGmailを並べたら、“コピペの行き来”が減って頭の迷子がなくなった感じ。」
たける「“うまくいく理由”は操作の往復が減るから。人間は画面が変わるたびに文脈が抜け落ちる。並べておくと短期記憶の落ちが起きにくい。」
ひろと「わかる。片側で“要点3”を見ながら、反対側で件名を書くと“同じ語”を自然に使える。」
陽菜「ショートカットAppで“クリップボード→ChatGPT→先頭ブロックコピー→Gmail新規”の半自動、ちょっとワクワクする。」
たける「作業の決まった連鎖は自動化と相性が良い。しかも“人間が判断する場所だけ”を残せる。ここでは“数値を1つ足す・期限を確定する”が判断ポイントだね。」

裏ノート（なぜ効くのか・短評）

• ユーザ辞書：固定文を手打ちしない→誤字減／速度一定化。

• Split View：文脈保持で“言い回しのブレ”を防止。

• ショートカット：反復の短縮で“やる気の摩耗”を抑える（心理的ハードルを下げる）。

• ユーザ辞書（設定→一般→キーボード→ユーザ辞書）

  • ;y3 → 「【要点3】・ ・ ・」

  • ;dec → 「【決定事項（担当・期限）】」

• Split ViewでChatGPT × Gmail並列、ドラッグ&ドロップで貼り付け速度アップ

• ショートカットApp

  • クリップボード→ChatGPT起動→先頭ブロックコピー→Gmail新規、をワンタップに

📝 詳しい操作は→ Split View／テキスト置換／ショートカット　出典：Apple公式

まとめ：物語みたいに“順番”が決まっていると、迷わない

物語みたいに“順番”が決まっていると、迷わないよ。頑張ってね。

• 要点3 → 決定事項 → 依頼の順番固定で、読む側が迷わない

• 数字と期限を1つ足すだけで、行動に変わる

• メールで記録／Slack・Teamsで短縮の二段構え

• 送信前チェックが“ミスの壁”を越える最後のひと押し

今日のストーリーみたいに、順番（要点3→決定事項→依頼）が決まっているだけで、書く前の迷いが小さくなります。
数字を1つ、期限を1つ加えるだけで、読み手の行動が変わります。
そして、メールで記録、Slack/Teamsで短縮告知という二段構えなら、配布の不安も減らせます。

• まずはAテンプレをChatGPTに貼って、今日の会議で1本だけ試してください。

• 送信前チェックで誤送信の壁を越えて、リンクは自分でタップ確認。

• もしつまずいても、再送の一言を短く添えれば大丈夫。

どうでしたか？ うまくいきましたか？最初からうまくいかなくても大丈夫。何度か挑戦するとだんだん上手になっていきますよ。
「よし、やってみるか」と思えた今がチャンス。iPadを開いて、最初の1本を一緒に仕上げましょう。📨✨

ひろとと陽菜がiPadを使ってChatGPTを使いこなす？iPad＋ChatGPTシリーズもご覧ください👉

またねー。